Vai līgumā obligāti jābūt norādītai paraksta zonai, ja tas tiek parakstīts ar drošu elektronisko parakstu, kurā jau ir atšifrēts parakstītāja vārds? iFIT lasītāja jautājumu atbild vadošā speciāliste, zvērināta advokāte Nataļja Puriņa.
Elektronisko dokumentu aprites nostiprināšanās civiltiesiskajā vidē ir radījusi virkni praktisku jautājumu, kuri ilgu laiku papīra dokumentu formātā šķita pašsaprotami. Viens no tiem – vai līgumā, ko paraksta ar drošu elektronisko parakstu, obligāti jāparedz atsevišķa “paraksta zona”, proti, dokumenta noslēguma daļa, kurā norāda parakstītāja amatu, vārdu, uzvārdu, vietu parakstam un tā atšifrējumu.
Šis jautājums nav tikai tehniskas dokumentu noformēšanas aspekts. Tas skar rakstveida formas izpratni, paraksta funkciju civiltiesībās un normatīvo aktu saikni starp Civillikumu (CL), Dokumentu juridiskā spēka likumu (DJSL), Elektronisko dokumentu likumu (EDL), Ministru kabineta (MK) noteikumiem Nr.558 “Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība” un atsevišķos gadījumos – arī MK noteikumiem Nr.473 “Elektronisko dokumentu izstrādāšanas, noformēšanas, glabāšanas un aprites kārtība valsts un pašvaldību iestādēs un kārtība, kādā notiek elektronisko dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm vai starp šīm iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām”.
Praksē pastāv divi pretēji viedokļi. Saskaņā ar pirmo uzskatu paraksta zona ir jāsaglabā arī elektroniskajos dokumentos, jo paraksts ir obligāts dokumenta rekvizīts un tajā jāietver noteikta informācija par parakstītāju. Savukārt pretējās pieejas piekritēji uzsver, ka tiesību akti pieprasa pašu parakstu kā juridiskā spēka priekšnoteikumu, nevis atsevišķu grafiski izdalītu paraksta bloku dokumenta tekstā. Lai sniegtu pamatotu atbildi, jānošķir divi aspekti:
• pirmkārt, kas ir obligāts juridiskā spēka priekšnoteikums;
• otrkārt, kas ir ieteicamā dokumentu noformēšanas prakse.
PARAKSTS CL SISTĒMĀ
CL sistēmas pamatprincips ir darījuma formas brīvība. CL 1473.pants noteic, ka tiesiska darījuma forma atkarīga no lietas dalībnieku ieskata, izņemot likumā tieši norādītus gadījumus, savukārt 1474.pants precizē, ka līdzēji var apmierināties ar mutisku vienošanos vai sastādīt rakstisku aktu, ja vien likums neprasa noteiktu formu. No tā izriet, ka likumdevējs par primāru uzskata nevis konkrētu dokumenta ārējo veidolu, bet pušu gribas juridiski atzīstamu izteikumu.
Ja likums paredz noteiktu formu vai arī puses pašas to ir izvirzījušas par darījuma spēkā esības priekšnoteikumu, šīs formas neievērošana rada darījuma spēkā neesību. To skaidri nosaka CL 1475.pants. Savukārt CL 1404.pants paredz – katrā tiesiskā darījumā jāņem vērā dalībnieki, priekšmets, gribas izteikums, sastāvdaļas un forma, bet 1427.pants nosaka – pie tiesiska darījuma būtības pieder gribas izteikums, turklāt divpusējā vai vairākpusējā darījumā vajadzīgs visu dalībnieku saskanīgs gribas izteikums. Rakstveida formā šī griba parasti materializējas dokumentā un tiek apstiprināta ar parakstu.
Tieši šajā kontekstā nozīmīgs ir CL 1431.pants, saskaņā ar kuru akta parakstīšana uzskatāma par piekrišanu šim aktam, ja tā saturs parakstītājam bijis zināms un viņam attiecīgajā tiesiskajā darījumā ir personīga interese un ierunas tiesība. Šī norma uzskatāmi demonstrē, ka civiltiesiskajā nozīmē paraksts nav tikai tehnisks rekvizīts – tas ir juridisks gribas apstiprinājums. Tātad CL skatījumā paraksta centrālā funkcija ir apliecināt piekrišanu dokumenta saturam. Vienlaikus CL neoperē ar jēdzienu “paraksta zona” un neparedz prasību, ka šādam gribas apliecinājumam obligāti jābūt ietvertam tieši atsevišķā, vizuāli nodalītā dokumenta noslēguma blokā.
DJSL: PARAKSTS KĀ OBLIGĀTS REKVIZĪTS
DJSL 4.panta 1.daļa paredz – lai dokumentam būtu juridisks spēks, tajā iekļauj dokumenta autora nosaukumu, dokumenta datumu un parakstu, izņemot likumā paredzētus gadījumus. Tādējādi paraksts ir obligāts rekvizīts. Savukārt 4.daļa noteic – ja saskaņā ar tiesību aktu prasībām dokumentā jābūt vairāku personu parakstam, dokuments juridisku spēku iegūst, kad to parakstījušas visas attiecīgās personas. No šī regulējuma nepārprotami izriet, ka paraksta esība ir juridiskā spēka priekšnoteikums, taču likums pats par sevi nenosaka, ka dokumentā jāparedz īpaša “paraksta zona” kā autonoms rekvizīts.
DJSL 5.panta 1.daļa noteic, ka dokuments parakstāms pašrocīgi un organizācijas dokumentu paraksta persona, kuras amats norādīts dokumentā. Šīs normas formulējums ir nozīmīgs. Tas prasa, lai organizācijas dokumentā būtu identificējama persona un tās amats, tomēr arī šī norma neuzspiež konkrētu grafisku risinājumu dokumenta noslēgumā. Citiem vārdiem sakot, no šī likuma neizriet, ka amats, paraksta atšifrējums un pārējā identifikācijas informācija noteikti jāizvieto klasiskajā paraksta blokā. Pietiek, ja attiecīgā informācija dokumentā ir norādīta tā, ka parakstītājs un viņa pilnvarojums ir nepārprotami identificējams.
Īpaši nozīmīgs ir DJSL 2.panta 2.daļā noteiktais, ka elektronisko dokumentu oriģināliem un to atvasinājumiem piemērojams arī EDL. Tātad elektronisko dokumentu gadījumā dokumenta juridiskais spēks jāvērtē nevis atrauti no elektroniskās vides, bet kopsakarā ar speciālo regulējumu par elektroniskajiem dokumentiem un elektronisko parakstu.
EDL: DROŠS E-PARAKSTS KĀ PAŠROCĪGS PARAKSTS
EDL 3.panta 1.daļa paredz, ka prasība pēc dokumenta rakstveida formas attiecībā uz elektronisko dokumentu ir izpildīta, ja elektroniskajam dokumentam ir elektroniskais paraksts un tas atbilst citām normatīvajos aktos noteiktajām prasībām. Savukārt 3.panta 2.daļa noteic, ka elektroniskais dokuments uzskatāms par pašrocīgi parakstītu, ja tam ir drošs elektroniskais paraksts. Tādējādi likumdevējs tieši un nepārprotami ir noteicis droša elektroniskā paraksta funkcionālo līdzvērtību pašrocīgam parakstam.
Tā pati norma paredz arī otru gadījumu – elektronisko dokumentu uzskata par pašrocīgi parakstītu arī tad, ja tam ir elektroniskais paraksts un puses par elektroniskā dokumenta parakstīšanu ar elektronisko parakstu ir rakstveidā vienojušās. Līdz ar to likumdevēja uzmanības centrā ir jautājums, vai paraksts juridiski pietiekami identificē parakstītāju un apliecina pušu gribu, nevis tas, vai dokumenta saturā paraksts ir vizuāli attēlots noteiktā vietā. Tas savukārt nozīmē, ka droša elektroniskā paraksta gadījumā pašam paraksta blokam dokumenta tekstā nav patstāvīgas konstitutīvas nozīmes.
EDL 3.panta 3. un 5.daļa papildus akcentē, ka elektroniskā dokumenta tiesiskā iedarbība tiek sasaistīta ar drošu elektronisko parakstu un laika zīmogu. Arī MK noteikumu Nr.473 8.punkts noteic – ja elektroniskais dokuments ir parakstīts ar drošu elektronisko parakstu un tam ir laika zīmogs, elektroniskā dokumenta parakstīšanas laiks ir laika zīmoga pievienošanas datums un laiks. Tātad elektroniskā dokumenta parakstīšanas fakts un laiks tiek apliecināts tehnoloģiski, nevis tikai ar dokumenta vizuālo noformējumu.
To pašu skaidro arī Viedās administrācijas un reģionālās attīstības ministrija, uzsverot, ka drošs elektroniskais paraksts elektroniskajā vidē ir līdzvērtīgs pašrocīgam parakstam un nodrošina parakstītāja identitāti, dokumenta autentiskumu, kā arī to, ka pēc parakstīšanas dokumenta saturs nav mainīts. Tāpat laika zīmogs ļauj objektīvi fiksēt parakstīšanas brīdi. Šīs e-paraksta funkcionālās īpašības apstiprina, ka elektroniskajā vidē paraksta tiesiskā nozīme vairs nav reducējama uz grafisku attēlu dokumenta beigās.
MK NOTEIKUMI NR.558 UN PARAKSTS
MK noteikumu Nr.558 sadaļas “Rekvizīti, kuri ietekmē dokumenta juridisko spēku” 16.1.punkts paredz, ka dokumenta rekvizītā “paraksts” iekļauj dokumenta parakstītāja pilnu amata nosaukumu, kas ietver organizācijas un amata nosaukumu. Vienlaikus ir pieļauts izņēmums – ja organizācijas pilns nosaukums jau ir ietverts rekvizītā “dokumenta autora nosaukums”, to amata nosaukumā var nenorādīt. No šīs normas sistēmiskas interpretācijas izriet, ka likumdevējs ir paredzējis atvieglojumu tikai attiecībā uz organizācijas nosaukuma dublēšanas novēršanu, bet ne attiecībā uz pašu amata norādīšanu kā tādu.
Līdz ar to, vērtējot normu burtiski, pirmšķietami secināms, ka rekvizītā “paraksts” vismaz saglabājama informācija par parakstītāja amatu kā būtisku elementu, kas ļauj identificēt personas pārstāvības statusu. Vienlaikus jāņem vērā, ka pārējās šī rekvizīta sastāvdaļas – amatpersonas personiskais paraksts un paraksta atšifrējums (16.2. un 16.3.punkts) – elektronisko dokumentu gadījumā funkcionāli tiek aizstātas ar drošu elektronisko parakstu, kas nodrošina gan parakstītāja identifikāciju, gan dokumenta autentiskumu.
Tomēr praksē bieži sastopamas situācijas, kad visa būtiskā informācija par līguma pusi jau ir ietverta dokumenta ievaddaļā jeb rekvizītā “dokumenta autora nosaukums”. Tipiski līgumu “cepurē” tiek norādīts juridiskās personas nosaukums, reģistrācijas numurs, juridiskā adrese, kā arī konkrēta amatpersona, kas pārstāv attiecīgo sabiedrību, piemēram, “SIA “X”, kuru uz statūtu pamata pārstāv valdes loceklis Y”. Šādā gadījumā no dokumenta kopumā jau nepārprotami izriet gan organizācija, gan parakstītāja identitāte, gan šīs personas pārstāvības statuss.
Tas rada jautājumu, vai šādā situācijā amata atkārtota norādīšana rekvizītā “paraksts” ir absolūti nepieciešama. No vienas puses, formāla pieeja vedinātu uz secinājumu, ka amata nosaukums būtu jānorāda arī dokumenta noslēgumā, ievērojot 16.1.punkta struktūru. Tomēr, no otras puses, – un šeit nozīmīga ir teleoloģiskā un sistēmiskā interpretācija – jāvērtē normas mērķis. Minētā rekvizīta uzdevums ir nodrošināt personas identifikāciju un tās pārstāvības pamata skaidrību. Ja šī funkcija jau ir pilnvērtīgi nodrošināta citā dokumenta daļā, kā arī papildus garantēta ar drošu elektronisko parakstu, atkārtota amata norādīšana zaudē savu praktisko nozīmi.
Manuprāt, šādā situācijā amata nenorādīšana rekvizītā “paraksts” pati par sevi nevarētu ietekmēt dokumenta juridisko spēku. Šāda pieeja atbilstu materiāli tiesiskai, nevis pārmērīgi formālai normu interpretācijai. Maz ticams, ka tiesa atzītu līgumu par juridiski nederīgu tikai tādēļ, ka amata nosaukums nav atkārtoti norādīts dokumenta noslēguma daļā, ja no dokumenta kopumā un elektroniskā paraksta datiem nepārprotami izriet, kas to ir parakstījis un kādā statusā.
Savukārt situācijās, kad dokumentu paraksta fiziska persona, rekvizīta “paraksts” saturs un tā interpretācija kļūst vēl vienkāršāka. Saskaņā ar MK noteikumu Nr.558 18.punktu fiziskās personas dokumenta rekvizītā “paraksts” iekļauj attiecīgās personas personisko parakstu. Atšķirībā no 16.punkta, šeit normatīvais regulējums ir ievērojami lakoniskāks. Tas apliecina, ka fiziskas personas gadījumā galvenais mērķis ir identificēt pašu indivīdu, nevis tā pārstāvības statusu. Elektronisko dokumentu gadījumā šī funkcija vēl izteiktāk pāriet uz drošu elektronisko parakstu, kas nodrošina personas identifikāciju. Tā kā praksē e-parakstā jau ir iekļauts personas vārds un uzvārds, paraksta atšifrējuma nozīme būtiski samazinās. Līdz ar to var secināt, ka fiziskas personas elektroniski parakstītā dokumentā pat rekvizīta “paraksts” vizuāla noformēšana kļūst sekundāra, ja vien persona ir identificējama no dokumenta un elektroniska paraksta datiem.
No juridiskā spēka viedokļa elektroniski parakstīts līgums nevar tikt atzīts par spēkā neesošu tikai tādēļ vien, ka tā tekstā nav klasiski noformētas paraksta zonas
VAI PARAKSTA ZONA IR OBLIGĀTA?
Apvienojot minēto normatīvo regulējumu, secināms, ka tiesību akti nevis tieši neparedz paraksta zonu kā obligātu rekvizītu, bet drīzāk nesaista elektroniski parakstītu dokumentu juridisko spēku – gadījumos, kad tie ir parakstīti ar drošu elektronisko parakstu, – ar obligātu paraksta zonas esību. Citiem vārdiem, normatīvais regulējums primāri koncentrējas uz parakstu kā gribas apliecinājumu un dokumenta atbilstību rakstveida formas prasībām, nevis uz konkrētu dokumenta vizuālo struktūru vai atsevišķa noslēguma bloka izveidi. Līdz ar to no juridiskā spēka viedokļa elektroniski parakstīts līgums nevar tikt atzīts par spēkā neesošu tikai tādēļ vien, ka tā tekstā nav klasiski noformētas paraksta zonas.
Vienlaikus no šī secinājuma neizriet, ka paraksta zonas iekļaušana būtu nevajadzīga. Tieši pretēji – no praktiskā viedokļa tā bieži vien ir ieteicama. Elektroniski parakstīta dokumenta autentiskums, parakstītājs un parakstīšanas laiks ir pārbaudāmi elektroniskajā vidē, taču situācijās, kad dokuments tiek izdrukāts, šī informācija tajā ne vienmēr ir tieši saskatāma. Ja noslēguma daļā nav ietverta informācija par parakstītāju, papīra atvasinājums var kļūt grūtāk uztverams.
Līdzīga problēma praksē vērojama arī attiecībā uz datuma nenorādīšanu dokumentā, aprobežojoties vien ar norādi, ka tas izriet no elektroniskā paraksta laika zīmoga. Šāda pieeja bieži apgrūtina dokumenta lietošanu ārpus elektroniskās aprites. Tādēļ noslēguma blokā ietvertā informācija par parakstītāju un viņa statusu būtiski atvieglo dokumenta izmantošanu un izvērtēšanu. Papildus ieteicams iekļaut arī norādi, ka dokuments parakstīts elektroniski un satur laika zīmogu, lai personai, kas iepazīstas ar dokumenta drukātu versiju, būtu skaidrs tā izcelsmes raksturs. Lai arī šāda norāde nav konstitutīvs juridiskā spēka priekšnoteikums, tā uzlabo dokumenta uztveramību un apriti.
Īpaši nozīmīgi šie apsvērumi ir juridisku personu līgumos. Drošs elektroniskais paraksts identificē fizisko personu, taču pats par sevi ne vienmēr pilnībā atklāj, kādā statusā šī persona konkrētajā darījumā ir rīkojusies. Lai gan pārstāvības tiesības iespējams konstatēt arī no līguma ievaddaļas vai publiskiem reģistriem, skaidri strukturēts noslēguma bloks ar norādi uz sabiedrību, parakstītāja amatu un identitāti samazina neskaidrību risku. Šādā nozīmē paraksta zona ir nevis obligāta juridiska forma, bet gan racionāls un profesionāli pamatots dokumentu pārvaldības instruments.
Līguma noslēguma blokā ietvertā informācija par parakstītāju un viņa statusu būtiski atvieglo dokumenta izmantošanu un izvērtēšanu
Raksts lasāms iFIT žurnālā.
