Ja valdes locekļi vienmēr ir darbā (atbilstoši Komerclikumam, pilnvarojuma līgums atbilstoši Civillikumam), kā ir ar valdes locekļa auto? Vai var uzskatīt, ka arī tas vienmēr tiek izmantots darba vajadzībām, jo tā arī ir, ka valdes locekļi vienmēr ir sasniedzami un gatavi strādāt.
Uzņēmumi, kam ir savs autoparks, nereti uzņēmuma vieglās automašīnas ļauj izmantot darbiniekiem arī privātajām vajadzībām. Automašīnas izmantošanas noteikumi praksē tiek atrunāti ar darbinieku noslēgtajā darba līgumā, atsevišķā vienošanās, materiālās atbildības līgumā, vai, piemēram, slēdzot patapinājuma vai nomas līgumu.
Lai arī Grāmatvedības kārtošanas noteikumos[1] noteikts, ka, izstrādājot grāmatvedības organizācijas dokumentu, jānosaka kārtība, kādā uzņēmums dokumentē un uzskaita uzņēmuma transportlīdzekļu izmantošanas izdevumus, detalizēti automašīnas izmantošanas noteikumi, darbinieku un valdes locekļu tiesības un pienākumi automašīnas izmantošanai darba un privātajām vajadzībām ieviesti tikai lielākos uzņēmumos.
No nodokļu viedokļa darba devēja automašīnas izmantošana daļēji darbinieka privātajām vajadzībām tiek pieļauta, darba devējam Transportlīdzekļa ekspluatācijas nodokļa un uzņēmumu vieglo transportlīdzekļu nodokļa likuma noteiktajā kārtībā, uzņēmumam maksājot uzņēmumu vieglo transportlīdzekļu nodokli (UVTN).
Tomēr reizēm rodas jautājumi situācijās, kad uzņēmuma automašīnu izmanto valdes loceklis, kurš nav ar uzņēmumu darba attiecībās. Sevišķi jautājums par uzņēmuma automašīnas izmantošanu aktualizējas, ja valdes loceklis izmanto automašīnu attaisnotas prombūtnes laikā, piemēram, atvaļinājumā un šāda automašīnas izmantošana nav skaidri atrunāta ar valdes locekli noslēgtajā līgumā vai uzņēmuma automašīnu izmantošanas politikā. Nereti šādu jautājumu aktualizē arī Valsts ieņēmumu dienests, kurš valdes loceklim piešķirtās automašīnas lietošanu vērtē no uzņēmuma saimnieciskās darbības izdevumu un nodokļu perspektīvas.
Valdes locekļa statuss un prombūtne
Saskaņā ar Komerclikumu (KL) valdes loceklis ir sabiedrības likumiskais pārstāvis. KL 221. panta 1. daļā ir noteikts, ka valdes galvenais pienākums ir vadīt un pārstāvēt komercsabiedrību. Sabiedrības dalībnieku sapulce (akciju sabiedrībās – padome), ievēlot valdes locekli, dod uzdevumu valdes loceklim pildīt likumā noteiktos pienākumus un būt par sabiedrības pārstāvi uz likuma pamata. Šāds uzdevums un valdes locekļa piekrišana pildīt to atbilst Civillikuma 2289. pantā noteiktajai pilnvarojuma līguma definīcijai.
Darba likuma izpratnē valdes loceklis nav uzskatāms par darbinieku, tādēļ darba līgumu ar valdes locekli par šo pienākumu izpildi nereti neslēdz. Pilnvarojuma līgums praksē ir viens no biežāk izmantotajiem un atbilstošākajiem līgumu veidiem tiesiskajās attiecībās ar valdes locekļiem, tomēr nereti pilnvarojuma līgumā netiek atrunāti automašīnas izmantošanas noteikumi. Tāpat nereti ar valdes locekli netiek noslēgta cita vienošanās par automašīnas izmantošanu, kurā cita starpā būtu atrunāta auto izmantošana ārpus uzņēmuma darba laika vai valdes locekļa prombūtnē.
Atbilstoši no KL izrietošam principam valdes loceklis, savu amatu ieņem no iecelšanas līdz atsaukšanas brīdim, jo viņš nepārtraukti pārstāv kapitālsabiedrību un ir atbildīgs par pieņemtajiem lēmumiem. Tātad valdes loceklis ieņem amatu neatkarīgi no tā vai fiziski atrodas kapitālsabiedrībā, vai ir prombūtnē atvaļinājumā.
Būtiski norādīt, ka valdes locekļa atvaļinājums (atpūtas laiks) nav uzskatāms par ikgadējo apmaksāto atvaļinājumu Darba likuma tvērumā. Tomēr jāatzīmē, ka valdes loceklim, ar kuru noslēgts pilnvarojuma līgums var notiek atpūtas dienas, ievērojot Darba likumā noteiktos principus par atvaļinājumu.[2]
Saimnieciskās darbības izdevumi
No iepriekš minētā var secināt, ka valdes loceklis turpina veikt savus pienākumus un tādējādi izmanto arī tam nodoto uzņēmuma automašīnu darba pienākumu veikšanai, arī atrodoties faktiskā prombūtnē. Tomēr, gadījumos, kad ar valdes locekli noslēgtā vienošanās vai uzņēmuma automašīnas izmantošanas kārtība neatrunā automašīnas izmantošanu valdes locekļa prombūtnē, jautājums var nebūt viennozīmīgs. Proti, pieņēmums, ka valdes loceklis veic darbu arī prombūtnē un fakti, ka automašīnu izmanto valdes loceklis un par to tiek maksāts UVTN vēl nenozīmē, ka automašīna vienmēr tiek izmantota uzņēmuma saimnieciskajā darbībā un apliekamo darījumu nodrošināšanā un uzņēmumam neradīsies papildu nodokļu izmaksas.
Uzņēmumu ienākuma nodokļa (UIN) likums paredz, ka pie izdevumiem, kas nav tieši saistīti ar saimniecisko darbību, nepieskaita transportlīdzekļa (izņemot reprezentatīvo vieglo automobili) ekspluatācijas izdevumus (izņemot degvielas iegādes izdevumus) mēnešos, kuros par transportlīdzekli tiek maksāts UVTN, neatkarīgi no tā, vai attiecīgais transportlīdzeklis ir izmantots tikai saimnieciskajā darbībā (8. panta 5. daļa).
No minētā šķietami varētu secināt, ka vismaz UIN likuma izpratnē, ja par automašīnu tiek maksāts UVTN un ievērotas citas likumā noteiktās prasības, uzņēmumam nav jāuztraucas, vai valdes loceklis automašīnu izmanto saimnieciskajā darbībā, vai (atrodoties prombūtnē) lieto to tikai personiskajām vajadzībām. Tomēr jāatceras arī UIN likumā atrunātais vispārējais princips, ka pie izdevumiem, kas nav saistīti ar saimniecisko darbību, pieskaita visus izdevumus, kas tieši nav saistīti ar nodokļa maksātāja saimniecisko darbību (UIN likuma 8. panta 2. daļa). Proti, ja uzņēmums nevar pierādīt, ka valdes loceklim esot prombūtnē, tas automašīnu izmanto arī savu pienākumu veikšanā – uzņēmuma saimnieciskās darbības nodrošināšanā, pastāv risks, ka ar automašīnu saistītās izmaksas tiek atzītas par izdevumiem, kas nav saistīti ar saimniecisko darbību, un par tām uzņēmumam jāmaksā UIN.
Tāpat Pievienotās vērtības nodokļa (PVN) likums nosaka, ka pamats PVN priekšnodokļa atskaitīšanai par iegādātām precēm un pakalpojumiem ir tikai tad, ja attiecīgā prece vai pakalpojums ir paredzēta izmantošanai uzņēmuma saimnieciskajā darbībā ar PVN apliekamo darījumu nodrošināšanai (PVN likuma 92. pants).
Proti, ja uzņēmums automašīnu izmanto tikai ar PVN apliekamo darījumu nodrošināšanai – uzņēmumam PVN likumā noteiktajā kārtībā ir tiesības par automašīnu un tās uzturēšanai nepieciešamo preču iegādi samaksāto PVN atskaitīt pilnā apmērā. Ja automašīna tiek izmantota saimnieciskajā darbībā kā arī privātajām vajadzībām, tad atskaitāmā PVN apmērs ir ierobežots 50 procentu apmērā no samaksātā nodokļa (PVN likuma 100. pants).
Tomēr PVN likums liedz uzņēmumam atskaitīt PVN priekšnodokli par automašīnu, kas tiek izmantota tikai privātajām vajadzībām. Neskatoties uz to, ka uzņēmums maksā UVTN, VID var rasties jautājums vai automašīnu patiesi tiek izmantota saimnieciskajā darbībā, attiecīgi vai par to ir tiesības atskaitīt priekšnodokli kaut 50 procentu apmērā.
Lai arī no KL nostiprinātā valdes locekļa statusa izriet, ka tas veic savus pienākumus, kamēr vien ieņem valdes locekļa amatu, t.sk., arī esot prombūtnē, tomēr, lai saglabātu tiesības uz priekšnodokļa atskaitīšanu, uzņēmumam ir jānodrošina, ka tā īpašumā esošā automašīna tiek izmantota saimnieciskajā darbībā. Turklāt šādai automašīnas izmantošanai jābūt skaidri secināmai no uzņēmuma rīcībā esošās attaisnojuma dokumentācijas.
Lai samazinātu iespēju, ka VID apšauba to vai valdes loceklis, izmantojot automašīnu, ir pildījis valdes locekļa pienākumus, ieteicams rakstveidā skaidri atrunāt automašīnas izmantošanas noteikumus, ar valdes locekli slēdzot vienošanos par automašīnas izmantošanu, iekļaujot noteikumu par automašīnas izmantošanu valdes pilnvarojuma līgumā vai atrunājot valdes automašīnas izmantošanu valdes loceklim saistošā uzņēmumā automašīnas izmantošanas politikā. Praksē ne vienmēr par visām valdes locekļa darbībām iespējams sagatavot VID uzrādāmu attaisnojuma dokumentāciju, tādēļ skaidri auto izmantošanas noteikumi darba laikam kā arī prombūtnei atvieglos pierādīšanu, pirmkārt, faktam, ka automašīna tiek izmantota saimnieciskā darbībā, otrkārt, ka arī valdes locekļa prombūtnē automašīna tiek izmantota ne tikai privātajām vajadzībām, bet arī uzņēmuma saimnieciskās darbības nodrošināšanai – valdes locekļa amata pildīšanai.
Jāatceras, ka automašīnas izdevumus apliecinoša attaisnojuma dokumentācija, piemēram, degvielas čeki, autoservisa rēķini, neapstiprina faktu, ka automašīna ir izmantota uzņēmuma saimnieciskā darbībā, bet tikai apliecina ar automašīnas lietošanu saistītos izdevumus.
[1] Grāmatvedības kārtošanas noteikumi Nr.877, 60. punkts.
[2] Latvijas Republikas Augstākās tiesas Senāta Civillietu departamenta 2008. gada 26. novembra spriedums lietā Nr. SKC–437.
