Grāmatvedības digitalizācija vairs nav tikai moderna izvēle vai tehniska ērtība, bet gan neatņemama uzņēmuma ikdienas sastāvdaļa, kas sola efektīvākus procesus, ātrāku informācijas apriti un mazāku administratīvo slogu. Taču digitalizācija pati par sevi vēl nenozīmē, ka viss notiek juridiski korekti, tāpēc ikvienam šādam procesam ir jābūt stingrā saskaņā ar normatīvo regulējumu, kas attiecas gan uz dokumentu formu un uzglabāšanu, gan to pierādījuma spēku, tā RMS Forums rīkotajā tiešsaistes seminārā «Digitālā transformācija grāmatvedībā 2026» norādīja Nataļja Puriņa, vadošā speciāliste, zvērināta advokāte.
Elektroniski rēķini, digitāli arhīvi, automatizēta datu apstrāde un arvien plašāka mākslīgā intelekta (MI) izmantošana rada iespaidu, ka grāmatvedība kļūst vienkāršāka un drošāka. Taču aiz šīs šķietamās vienkāršības slēpjas vairāki juridiski, organizatoriski un praktiski jautājumi, kuru nozīmi uzņēmumi nereti novērtē par zemu. Kurš atbild, ja digitalizācijas procesā tiek pieļauta kļūda? Vai pēc dokumentu ieskenēšanas drīkst iznīcināt papīra oriģinālus?
Cik lielā mērā uzņēmums var paļauties uz ārpakalpojuma grāmatvedi, IT sistēmu vai MI rīkiem?
N. Puriņa uzsver, ka mēs esam pieņēmuši, ka digitalizācija ir mūsu ikdienas atvieglojums, jo tā ir ērtāka, ātrāka un efektīvāka. Tomēr aiz šķietamā viegluma, ko sniedz atteikšanās no papīra kalniem un pāreja uz digitālajiem ekrāniem, slēpjas komplekss juridisks ietvars un būtiska atbildība, ko nevar pilnībā deleģēt tehnoloģijām.
Kā digitalizēt juridiski droši?
Latvijas tiesību sistēmā šo jomu primāri regulē Grāmatvedības likums un Elektronisko dokumentu likums, kas skaidri definē, ka digitalizācija nav kaut kas ārpus likuma esošs. N. Puriņa skaidro, ka šis regulējums ir kritiski svarīgs, jo praksē grāmatvedība arvien biežāk tiek kārtota digitāli, un jautājums vairs nav par to, vai drīkst izmantot elektroniskus dokumentus, bet gan par to, kā to darīt pareizi. Likums nosaka spēles noteikumus, kuros gadījumos elektroniski sagatavoti vai glabāti dokumenti ir juridiski derīgi un pilnībā pielīdzināmi papīra formātam. Būtiski izprast, ka digitālais dokuments ir tikpat spēcīgs kā papīra dokuments tikai tad, ja ir ievērotas specifiskas prasības, un šo noteikumu izpratne ir priekšnoteikums drošai pārejai uz digitālo vidi.
Digitalizācija ir process, kurā informācija no mapēm un skapjiem pārvietojas uz ekrāniem un elektroniskām sistēmām. N. Puriņa atzīmē, ka tas ietver gan elektronisku rēķinu un līgumu saņemšanu, gan papīra dokumentu skenēšanu un pārvēršanu digitālos failos. Tomēr viņa brīdina, ka digitalizētajiem dokumentiem ir jāspēj kalpot kā pilnvērtīgiem juridiskiem pierādījumiem.
Viens no biežākajiem praktiskajiem jautājumiem ir par papīra oriģinālu likteni pēc to digitalizācijas.
N. Puriņa apstiprina, ka likums sniedz skaidru atbildi — uzņēmumam ir tiesības papīra grāmatvedības dokumentus pārvērst elektroniskā formā un pēc tam oriģinālus pat iznīcināt, jo elektroniski saglabātajam dokumentam ir tāds pats juridiskais spēks. Valsts ieņēmumu dienests (VID) savās pārbaudēs arvien biežāk akceptē dokumentu kopijas un digitālos formātus, un tikai lielu šaubu gadījumā varētu tikt pieprasīts oriģināls (ja pastāv divas dokumentu versijas). Tomēr zvērināta advokāte īpaši uzsver, ka papīra dokumentu iznīcināšana nedrīkst būt spontāns vai nekontrolēts lēmums. Ir jāievēro konkrēti priekšnosacījumi, piemēram, jānodrošina dokumenta satura saglabāšana visā noteiktajā glabāšanas laikā un jānodrošina aizsardzība pret nepamatotām izmaiņām.
Kā piemēru digitalizācijas praktiskajam lietderīgumam N. Puriņa min kases čekus. Viņa atgādina par situācijām, kad pēc laika čeki kļūst nesalasāmi, jo informācija uz tiem vienkārši izgaist. Šādos gadījumos digitalizācija nāk talkā, jo digitālais fails saglabā informāciju skaidri salasāmu ilgtermiņā, kas ir būtiski darījumu esības pierādīšanai. Tāpat ir būtiski, lai dokuments būtu aizsargāts pret nepamatotām izmaiņām un iznīcināšanu. Lai digitalizācijas process būtu tiesisks, tam jābūt skaidri noformētam uzņēmuma iekšējā kārtībā, lai jebkurā brīdī varētu pierādīt, ka pāreja uz digitālo vidi veikta pārdomāti un atbilstoši likuma prasībām.
Runājot par atbildību, N. Puriņa skaidri nošķir tehnoloģiju lomu no cilvēka juridiskā pienākuma. Viņa norāda, ka pat vismodernākie rīki negarantē atbilstību normatīvajiem aktiem, ja netiek ievērota rūpība.
Tehnoloģija ir tikai palīgs, tā nevar pārņemt juridisko atbildību, kas joprojām paliek uzņēmuma un tā vadības pusē. Eksperte brīdina uzņēmumus nepaļauties akli uz to, ka sistēma visu izdarīs pareizi, jo neviens rīks nesniedz simtprocentīgu garantiju.
Automatizācija var samazināt cilvēciskās kļūdas, taču nepareizi konfigurēti vai neuzraudzīti procesi var radīt smagas sekas — nodokļu riskus, civiltiesisko atbildību un reputācijas zaudējumus.
Interesants ir jautājums par atbildības pārlikšanu uz IT pakalpojumu sniedzējiem vai programmatūras izstrādātājiem.
Advokāte skaidro, ka teorētiski regresa prasības ir iespējamas, taču praksē tās ir ierobežotas ar konkrēto noslēgto līgumu nosacījumiem.
Viņa aicina uzņēmējus ļoti rūpīgi lasīt un pārjautāt līgumu punktus par pušu atbildību, jo kritiskā brīdī tas var izrādīties izšķiroši.
Digitalizācija prasa ne tikai tehnisku ieviešanu, bet arī apzinātu lomu sadali un iekšējo kontroli.
Štata un ārpakalpojuma grāmatvežu atbildība
Runājot par grāmatvežu lomu, N. Puriņa izšķir divus modeļus — ārpakalpojuma grāmatvežus un štata darbiniekus. Ārpakalpojuma gadījumā atbildība ir tieši saistīta ar sadarbības modeli un līgumu. Jo plašāka ir ārpakalpojuma grāmatveža iesaiste — no dokumentu saņemšanas līdz deklarāciju iesniegšanai —, jo lielāka ir viņa profesionālā atbildība par datu kvalitāti un procesu piemērotību. Savukārt gadījumos, kad grāmatvedis veic tikai ierobežotus un skaidri definētus uzdevumus, viņa atbildība varētu būt sašaurināta. Tomēr N. Puriņa uzsver, ka ārpakalpojuma grāmatvedis nav atbildīgs par darījumu faktisku esību, ja dokumenti pēc satura un formas neuzrāda acīmredzamas neatbilstības. Jebkurā gadījumā pirmās negatīvās sekas no kļūdām digitalizācijas procesā izjutīs pats uzņēmums, un tikai pēc tam var sekot regresa prasības pret vainīgo personu.
Iespējamais regresa prasības apmērs lielā mērā ir atkarīgs no tā, kas konkrēti noteikts pušu noslēgtajā līgumā. Izšķiroša nozīme var būt gan atbildības ierobežojumiem, gan profesionālās civiltiesiskās atbildības apdrošināšanas nosacījumiem, gan citiem līgumā paredzētajiem mehānismiem, kas nosaka, kādā apjomā viena puse atbild par otrai nodarītajiem zaudējumiem. Digitalizācijas apstākļos īpaši būtiski kļūst skaidri definēt pušu lomas un atbildības robežas — kurš par ko atbild, kādos procesos un kādā apjomā. Tāpēc gan uzņēmumam, gan ārpakalpojuma grāmatvedim ir ieteicams rūpīgi izvērtēt savu sadarbības modeli un pārliecināties, ka atbildības sadalījums līgumā ir precīzi un nepārprotami formulēts. Ja nepieciešams, līgumu vienmēr iespējams pārskatīt un veikt tajā atbilstošus grozījumus, lai abu pušu tiesības, pienākumi un riski būtu skaidri noteikti un līdzsvaroti. Tas palīdz novērst pārpratumus un samazina iespēju, ka domstarpības nākotnē pāraugs juridiskā strīdā. Ja strīds tomēr rodas, pusēm vispirms ir iespēja vienoties par zaudējumu atlīdzināšanu vai citu risinājumu ārpus tiesas ceļā. Tomēr gadījumā, ja kompromisu panākt neizdodas, strīda izšķiršana iespējama tikai tiesā.
Grāmatvežu — uzņēmuma darbinieku — pienākumu apjomu un atbildību regulē darba līgums un amata apraksts. Tomēr N. Puriņa atkal atgādina, ka atbildība par darījumu patiesumu un pierādījumu nodrošināšanu primāri gulstas uz uzņēmuma vadību, nevis grāmatvedi. Bieži vien vadība pieņem lēmumu par digitālo rīku ieviešanu, lai atvieglotu darbu, taču aizmirst par pienākumu apmācīt darbiniekus. Ja uzņēmums nav pietiekami sagatavojis savus cilvēkus jaunajiem risinājumiem, tas nevar pilnībā pārnest atbildību par kļūdām uz darbinieku. Turklāt darbinieka mantiskā atbildība ir ierobežota (pilnā apmērā to var piemērot tikai noteiktos gadījumos), un zaudējumu piedziņa ir iespējama tikai tad, ja ir skaidri aprēķināti zaudējumi, pierādāma prettiesiska rīcība un konstatējama skaidra cēloņsakarība starp pirmo un otro.
Advokāte atklāj, ka darba devēji nereti emocionālu apsvērumu dēļ steidzas draudēt darbiniekam ar ieturējumiem no darba algas vai citām nelabvēlīgām finansiālām sekām, ja tiek uzskatīts, ka darbinieks uzņēmumam nodarījis zaudējumus. Šāda rīcība praksē ir sastopama diezgan bieži, taču tā neatbilst darba tiesību regulējumam. Lai gan darba devēja rīcībā ir darbiniekam izmaksājamā darba samaksa, tas nenozīmē, ka darba devējs drīkst vienpusēji ieturēt no tās summas, kuras uzskata par zaudējumu atlīdzību. Darba samaksas neizmaksāšana vai ieturējumu veikšana bez tiesiska pamata nav pieļaujama. Zaudējumu labprātīga atlīdzināšana ir iespējama tikai tad, ja darbinieks tam rakstveidā piekrīt. Tas nozīmē, ka pusēm jāvienojas gan par pašu zaudējumu nodarīšanas faktu, gan par to apmēru. Bez šādas vienošanās darba devējam nav tiesību patstāvīgi «piedzīt» zaudējumus no darbinieka. Ja vienošanos panākt neizdodas, vienīgais tiesiskais ceļš ir vēršanās tiesā. Tieši tiesa izvērtē, vai zaudējumi patiešām ir nodarīti, kāds ir to apmērs un vai darbiniekam ir pienākums tos atlīdzināt.
Mākslīgā intelekta iespējas un riski
Pievēršoties aktuālajam MI jautājumam un iespējamībai mazā uzņēmumā aizstāt grāmatveža pakalpojumus ar MI palīgrīkiem, N. Puriņa pauž piesardzīgu viedokli. Lai gan Grāmatvedības likums paredz iespēju noteiktos gadījumos grāmatvedību kārtot uzņēmuma vadītājam, un tehniski ir iespējams veikt grāmatvedību ar MI palīdzību, uzņēmuma vadītājam ir jāizvērtē, vai viņš ir gatavs uzņemties šādu risku. Viņa norāda, ka VID nav nozīmes tam, vai kļūdu deklarācijā pieļāvis MI aģents vai cilvēks — atbildība paliek uzņēmuma pusē. N. Puriņa dalās arī personīgajā pieredzē, atzīstot, ka pat viņa kā juriste izvēlas uzticēt savu grāmatvedību profesionālim, jo tas sniedz lielāku drošības sajūtu nekā mēģinājumi visu izdarīt pašai, paļaujoties uz palīgrīkiem.
Īpaši asu brīdinājumu eksperte velta sensitīvu datu apstrādei publiski pieejamos MI rīkos, piemēram, ChatGPT. Viņa atgādina, ka nekas nav bezmaksas — mēs maksājam ar saviem datiem, ko šie rīki izmanto apmācībai. Ievadot darbinieku sensitīvos datus šādās sistēmās, uzņēmums faktiski pieļauj datu noplūdi, par ko draud likuma bardzība saskaņā ar Vispārīgo datu aizsardzības regulu. Viņa iesaka šādus rīkus izmantot tikai anonimizētu datu apstrādei, ja vispār tas ir nepieciešams.
Runājot par dokumentu autentiskumu un viltojumiem, ko var radīt MI, advokāte atzīst, ka pašlaik nav neviena simtprocentīgi droša rīka, kas ļautu atšķirt MI ģenerētu dokumentu no īsta. Pret krāpniecību, piemēram, rēķinu datu maiņu (ko iespējams paveikt, piemēram, ar ChatGPT), labākais ierocis joprojām ir cilvēka uzmanība un tieša saziņa ar partneri. Ja rodas šaubas par rēķina detaļām, N. Puriņa iesaka vienkārši piezvanīt darījuma partnerim un pārliecināties, nevis akli paļauties uz saņemto failu.
Visbeidzot, par elektronisko arhīvu izveidi N. Puriņa skaidro, ka pirms atteikšanās no papīra uzņēmumam ir jānodrošina atbilstoša digitālā infrastruktūra. Viņa brīdina, ka datu pazaudēšana vai uzlaušana elektroniskajā vidē ir pielīdzināma biroja ugunsgrēkam, kurā iet bojā visi papīra dokumenti. Tāpēc ir kritiski domāt par datu drošību un dubultiem arhīviem.
Advokāte dalās ar rūgtu pieredzi no savas dzīves – viņai tika nozagts dators, kurā būtiska daļa darba materiālu bija glabājusies Desktop mapē. Lai arī sensitīvā informācija zagļu rīcībā nenonāca, jo tā bija pienācīgi aizsargāta, vairākus citus materiālus nācās laikietilpīgi atjaunot vai pat zaudēt neatgriezeniski. Šis gadījums kalpojis kā būtiska mācība – turpmāk nodrošināt, ka visi dati tiek sistemātiski uzglabāti vairākās vietās, tostarp veidojot rezerves kopijas ārējos cietajos diskos vai citos drošos datu nesējos.
Grāmatvedības dokumentu digitalizācija ir process, kas prasa tiesisku disciplīnu. Tā dod brīvību un efektivitāti, bet vienlaikus uzliek pienākumu nodrošināt dokumentu drošību un juridisko spēku.
Uzņēmumiem ir jābūt proaktīviem, definējot savus iekšējos procesus un izprotot atbildības robežas, lai tehnoloģiju sniegtās priekšrocības nepārvērstos tiesiskos sarežģījumos.
Grāmatvedības digitalizācija ir sekmīga tikai tad, ja tā iet roku rokā ar likuma izpratni un profesionālu rūpību.
Raksts publicēts žurnālā Bilance.
