Lai apstiprinātu gada pārskatu, nepieciešams sasaukt sabiedrības dalībnieku sapulci. Viens no dalībniekiem ir mainījis faktisko adresi, kurā viņš ir sasniedzams, taču dalībnieku reģistrā joprojām norādīta iepriekšējā adrese. Komerclikuma (KL) 214.panta 1.daļā noteikts, ka uzaicinājumu nosūta uz adresi, kas norādīta dalībnieku reģistrā. Vai jāveic labojums dalībnieku reģistrā, lai uzaicinājumu varētu nosūtīt uz aktuālo adresi un dalībnieks tiešām saņemtu uzaicinājumu ierasties uz sapulci?
Komerclikums paredz divu veidu dalībnieku sapulces: kārtējo sapulci un ārkārtas sapulci. Kārtējā sapulce tiek sasaukta vismaz reizi gadā, un tajā pieņem lēmumus par sabiedrības gada pārskata apstiprināšanu, peļņas sadali un revidenta ievēlēšanu. Savukārt ārkārtas sapulcē lemj par visiem pārējiem jautājumiem, kas saistīti ar sabiedrību, tās padomes vai valdes locekļiem, kā arī citiem jautājumiem.
Kārtējo sapulci sasauc sabiedrības valde. KL nosaka sapulču sasaukšanas kārtību, paredzot, ka paziņojumu par sapulces sasaukšanu valde nosūta visiem dalībniekiem ne vēlāk kā divas nedēļas pirms sapulces. KL noteiktie nosacījumi vienlaikus atļauj statūtos paredzēt citu paziņošanas kārtību.
Šajā publikācijā aplūkots gadījums, kad sabiedrības statūti neparedz atšķirīgu paziņošanas kārtību, kā noteikts KL.
Kur sūtīt paziņojumu?
Saskaņā ar KL 214.panta 1.daļu paziņojumu par sapulces sasaukšanu valde nosūta uz sabiedrības dalībnieku reģistrā norādītajām saziņas adresēm.
__________________________________________________________________________
Ja mainījusies dalībnieka adrese, viņam ir jāgādā par šī fakta pienācīgu paziņošanu sabiedrībai, savukārt valdei ir jāveic attiecīgs ieraksts reģistrā
__________________________________________________________________________
Sabiedrības dalībnieku reģistra uzturēšana ir valdes pienākums, un tas ietilpst tās vadības (lietvedības) funkcijā. KL 187.panta 5.daļas 4.punktā uzskaitītas reģistrā obligāti norādāmās ziņas, tostarp par dalībniekiem tajā jānorāda:
- fiziskajai personai– vārds, uzvārds, personas kods (ja personai nav personas koda ‒ dzimšanas datums, personu apliecinoša dokumenta numurs un izdošanas datums, valsts un institūcija, kas dokumentu izdevusi) un adrese, kurā tā sasniedzama;
- juridiskajai personai un personālsabiedrībai– nosaukums, reģistrācijas numurs un juridiskā adrese.
Ja adrese mainījusies
KL 187.1panta 1.daļā noteikts, ka paziņojumu ieraksta izdarīšanai dalībnieku reģistrā sabiedrībai iesniedz persona, par kuru ieraksts izdarāms. Proti, paziņojumu par ieraksta veikšanu reģistrā ir tiesīgs iesniegt arī sabiedrības dalībnieks, kura dati tiek mainīti, piemēram, esošajam dalībniekam paziņojot par savas sasniedzamības adreses izmaiņām.
Var būt gadījumi, kad dalībnieks nav paziņojis sabiedrībai par tā adreses maiņu. Šāds stāvoklis, kad reģistrā norādītā dalībnieka adrese nav aktuāla, var būt arī ilgstošs.
Juridiskajā literatūrā ir atzīts, ka par sabiedrības dalībnieku reģistrā norādītās adreses pareizību atbildīgs ir pats dalībnieks. Tātad, ja mainījusies dalībnieka adrese, viņam ir jāgādā par šī fakta pienācīgu paziņošanu sabiedrībai, savukārt valdei ir jāveic attiecīgs ieraksts reģistrā. Tomēr jāuzsver, ka valde nedrīkst kavēt, ierobežot vai citādi apgrūtināt dalībnieka tiesības piedalīties dalībnieku sapulcē. Noteikumu par paziņojuma nosūtīšanu uz reģistrā norādīto dalībnieka adresi valde nevar izmantot ļaunticīgi. Proti, ja valde zina, ka reģistrā ierakstītā adrese neatbilst aktuālajai adresei nosūtīšanas brīdī un zina arī šo aktuālo adresi, bet tomēr nosūta uz reģistrā norādīto adresi, tad uzskatāms, ka nosūtīšana veikta ļaunticīgi, un paziņošana nav notikusi pienācīgi.
Piemērs
Sabiedrības dalībnieku reģistrā ir norādīti divi dalībnieki:
- Ansis Kalniņš, Liepu iela 1;
- Jānis Bērziņš, Ozolu iela 5.
Valdē ir viens valdes loceklis – Baiba Kalniņa, kas ir dalībnieka Anša Kalniņa sieva. Zināms, ka abi dzīvo Rīgas ielā 2.
Šajā gadījumā nebūtu pieņemami, ja valde nosūtītu paziņojumu par sapulci uz Liepu ielu 2, jo viņiem ir zināms, ka šobrīd A. Kalniņš dzīvo Rīgas ielā 2.
Formāli KL nosaka paziņojuma par sapulces sasaukšanu nosūtīšanu uz dalībnieku reģistrā norādīto dalībnieka adresi. Taču faktiski, ja valdei ir zināma aktuālā adrese, kurā dalībnieks ir sasniedzams, tad paziņojums būtu jānosūta uz šo adresi, kas nav ierakstīta dalībnieku reģistrā.
Sūtīt uz divām adresēm?
Sabiedrības dalībnieka – juridiskās personas – adrese ir publiski pieejama komercreģistra iestādes tīmekļa vietnē (Info.ur.gov.lv/#/data-search). Gadījumā, kad sabiedrības dalībnieku reģistrā norādītā dalībnieka adrese atšķiras no adreses, kas norādīta komercreģistra ierakstos, sabiedrības valdei būtu jānosūta paziņojums par sapulces sasaukšanu, to nosūtot uz abām adresēm.
__________________________________________________________________________
Ja valdei ir zināma aktuālā adrese, kurā dalībnieks ir sasniedzams, tad paziņojums būtu jānosūta uz šo adresi, kas nav ierakstīta dalībnieku reģistrā
__________________________________________________________________________
Nosūtot paziņojumu uz abām dalībnieka adresēm (gan sabiedrības dalībnieku reģistrā norādīto, gan komercreģistrā ierakstīto adresi), tiktu labticīgi izpildīts valdes pienākums pienācīgi paziņot dalībniekiem par sapulces sasaukšanu. Proti, pirmkārt, tiktu izpildīta KL 214.panta 1.daļā ietvertā prasība valdei nosūtīt paziņojumu uz sabiedrības dalībnieku reģistrā norādītajām saziņas adresēm, un, otrkārt, tiktu izpildīta prasība paziņot dalībniekiem par sapulces sasaukšanu tādā veidā, kas neapgrūtina un nekavē dalībnieka tiesības piedalīties sapulcē.
Savukārt gadījumos, kad sabiedrības dalībnieks ir fiziskā persona, informācija par sabiedrības dalībnieka – fiziskās personas – adresi, kurā tā sasniedzama, var nebūt publiski pieejama sabiedrības valdei. Šajā gadījumā dalībniekam jo īpaši jāgādā, lai informācija par tā saziņas adresi būtu aktuāla un ierakstīta dalībnieku reģistrā. Ja sabiedrības valdei ir zināma vienīgi dalībnieka tā adrese, kas norādīta sabiedrības dalībnieku reģistrā, tad paziņojums par sapulces sasaukšanu nosūtāms uz šo adresi. Turpretī, ja valdei ir zināma dalībnieka adrese, kurā tas sasniedzams, un tā atšķiras no adreses, kas norādīta sabiedrības dalībnieku reģistrā, tad valdei paziņojums par sapulces sasaukšanu būtu jānosūta uz abām adresēm.
