Darba aizsardzības reģistrācijas žurnāli tiek parakstīti un glabāti elektroniski šī pakalpojuma nodrošinātajā sistēmā.
Cik ilgi ir jāglabā šādi žurnāli un vai ir nepieciešams elektroniski parakstītos žurnālus lejupielādēt un saglabāt arī uzņēmuma sistēmā?
Informācijas un komunikācijas tehnoloģijām kļūstot par neatņemamu mūsu ikdienas un nodarbinātības sastāvdaļu, kā arī attālinātā darba iespējām kļūstot par pievienoto vērtību darba tirgū, darba devējiem bieži vien rodas jautājumi par elektronisko dokumentu uzglabāšanu, tostarp, ar darba aizsardzību saistīto procesu elektronisku dokumentēšanu un šo dokumentu glabāšanu.
Darba aizsardzības pasākumu veikšanu darba devēji bieži vien praksē mēdz uzticēt kompetentam speciālistam vai kompetentai institūcijai, noslēdzot ar to atbilstošu līgumu. Jānorāda, ka šādus darba aizsardzības ārpakalpojumus drīkst sniegt tikai kompetents speciālists vai kompetenta institūcija, kas ieguvusi atbilstošu sertifikātu. Tomēr, pat ja šis pienākums uzticēts atbilstošiem speciālistiem, darba devējs joprojām ir pilnībā atbildīgs par nodarbināto drošību un veselību darbā, tostarp, darba aizsardzības procesu dokumentēšanu. Darba devēja atbildību neierobežo nodarbināto un kompetentu institūciju vai kompetentu speciālistu pienākumi darba aizsardzības jomā.[1]
Darba aizsardzības regulējumā noteikts, ka organizējot darba aizsardzību uzņēmumā, darba devējam ir tiesības, cita starpā, izmantot informācijas tehnoloģiju risinājumus ar darba aizsardzību saistīto procesu dokumentēšanā, tai skaitā darba vides riska novērtēšanas rezultātu dokumentēšanā.[2] Arī darba aizsardzības ārpakalpojuma sniedzēji bieži vien izmanto informācijas tehnoloģiju risinājumus, lai uzlabotu un efekticizētu darba aizsardzības procesu un tā dokumentēšnu, kā arī veiktu nepieciešamās instrukcijas un iegūtu instruēto personu parakstus – apliecinājumu par instruktāžas saņemšanu.
Šeit gan jānorāda, ka instruētās personas paraksts jeb apliecinājums ir jāorganizē atbilstoši elektroniskus dokumentus regulējošiem normatīvajiem aktiem, tas ir, apmācību apliecinošo reģistrācijas dokumentu instruētajiem ir jāparaksta ar drošu elektronisko parakstu, lai tam būtu tāds pats juridiskais spēks, kā pašrocīgi parakstītam dokumentam, vai jānodrošina cits atbilstošs tehniskais risinājums. Līdz ar to, organizējot šo procesu elektroniski, darba devējam būtu jāpārliecinās un jānodrošina, lai visiem darbiniekiem būtu nepieciešamās zināšanas un tehniskas iespējas parakstīt elektronisku dokumentu ar drošu elektronisko parakstu.
Pēc tam, kad attiecīgās instruktāžas veiktas un instruētās personas ar drošu elektronisko parakstu parakstījušās darba aizsardzības reģistrācijas žurnālā, var rasties jautājumi par to, kur un cik ilgi šādus elektroniskos dokumentus glabāt. Darba aizsardzības regulējums nosaka, ka darba devējam ir jānodrošina valsts uzraudzības un kontroles iestādēm iespēju piekļūt ar darba aizsardzību saistītajiem elektroniskajiem dokumentiem un pārliecināties par to autentiskumu un integritāti. Strīda gadījumā darba devējam ir pienākums pierādīt, ka attiecībā uz elektronisko dokumentu un elektronisko parakstu ir ievērotas normatīvo aktu prasības.[3]
Normatīvai regulējums tieši nenosaka un neparedz, ka ar darba aizsardzību saistītajiem elektroniskajiem dokumentiem būtu jāglabājas tieši pie darba devēja, bet darba devējam ir noteikts pienākums nodrošināt iespēju attiecīgām iestādēm tiem piekļūt un pārliecināties par to autentiskumu un integritāti. Līdz ar to, apmācību apliecinošie reģistrācijas elektroniskie dokumenti varētu glabāties arī pie darba aizsardzības ārpakalpojuma sniedzēja, ja vien darba devējs var tiem brīvi piekļūt vai, pēc attiecīgu iestāžu pieprasījuma, nodrošināt piekļuvi tiem.
Tomēr, ņemot vērā to, ka vispārēja atbildība par darba aizsardzību uzņēmumā ir darba devējam, un šo atbildību neietekmē kompetentu institūciju vai kompetentu speciālistu pienākumi, atbilstošāk un drošāk būtu šos elektroniskos dokumentus glabāt arī darba devēja uzņēmumā, piemēram, serverī, lietvedības sistēmā vai elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmā. Arī attiecīgās iestādes šos dokumentus pieprasīs tieši no paša darba devēja, kuram būs pienākums nodrošināt tiem piekļuvi. Aizbildināšanās, ka tie ir pieejami pie ārpakalpojuma sniedzēja, visticamāk, nebūs pietiekams attaisnojums darba devējam neizpildīt uzlikto pienākumu un nenodrošināt tiešu piekļuvi, kas darba devējam var rezultēties ar administratīvo atbildību. Būtiskāku darba aizsardzības noteikumu pārkāpumu gadījumos darba devējam var iestāties arī kriminālatbildība.
Vienlaikus būtu ieteicams par šo elektronisko dokumentu nodošanu darba devējam vienoties līgumā ar ārpakalpojuma sniedzēju, atrunājot formātu, veidu un termiņiem, kādos ārpakalpojuma sniedzējs šo informāciju nodod, piemēram, nekavējoties pēc instruktāžas veikšanas un visu instruēto personu parakstu iegūšanas. Ja ārpakalpojuma sniedzējs šos pakalpojumus sniedz, izmantojot speciāli izstrādātus informācijas tehnoloģiju risinājumus, vienoties par šo elektronisko dokumentu atbilstošu formātu, darba devēja iespējām piekļūt šiem dokumentiem un lejupielādēt to oriģinālus.
Šādu attiecīgās dokumentācijas uzturēšanas kārtību būtu jāiekļauj arī uzņēmuma darba aizsardzības sistēmā. Tas palīdzētu skaidri noteitk šo elektronisko dokumentu aprites un glabāšanas kārtību, kā arī atvieglotu darba devējam iespējas nodrošināt nekavējošu piekļuvi šiem elektroniskajiem dokumentiem, kā arī, piemēram mainoties vai beidzot pastāvēt darba aizsardzības ārpakalpojuma sniedzējam, jau savlaicīgi nodrošināties ar darba aizsardzību saistīto elektronisko dokumentu glabāšanu uzņēmumā.
Attiecībā uz darba aizsardzības reģistrācijas žurnālu jeb apmācību apliecinošo reģistrācijas dokumentu glabāšanu, tie ir glabājami piecus gadus.[4] Šis pats regulējums ir piemērojams elektroniskajiem darba aizsardzības reģistrācijas žurnāliem, un darba devējam tie jāglabā vismaz 5 gadus. Savukārt instrukcijas darba devējs glabā, kamēr tās ir aktuālas un trīs gadus pēc tam, kad ir izstrādātas jaunas instrukcijas un iepriekšējās zaudējušas spēku.
Būtiski arī pārliecināties, ka, saņemot no ārpakalpojuma sniedzēja vai lejupielādējot elektroniskos dokumentus no ārpakalpojuma sniedzēja sistēmas, tiek ievēroti elektronisko dokumentu glabāšanas noteikumi. Ja normatīvie akti paredz, ka noteikti dokumenti, ieraksti vai dati ir jāglabā, šī prasība attiecībā uz elektronisko dokumentu ir izpildīta, ja:
- dati, ko tas ietver, ir pieejami izmantošanai;
- elektroniskais dokuments ir saglabāts tādā formā, kādā tas sākotnēji radīts, nosūtīts vai saņemts, vai tādā formā, kurā ir redzami sākotnēji radītie, nosūtītie vai saņemtie dati un
- saglabātie dati ļauj noteikt elektroniskā dokumenta izcelsmi vai galamērķi, nosūtīšanas vai saņemšanas laiku.[5]
Šādu elektronisko dokumentu glabāšanā vienmēr jāpatur prātā arī fizisko personu datu aizsardzības principi, lai tos attiecīgi aizsargātu un nepieļautu šo datu nokļūšanu pie trešajām personām.
Ņemot vērā iepriekš minēto, lai arī normatīvie akti tieši nenosaka pienākumu darba aizsardzības reģistrācijas elektroniskos žurnālus glabāt darba devēja uzņēmumā, drošākais un atbilstošākais risinājums būtu šos elektroniskos dokumentus glabāt arī darba devēja uzņēmumā, jo tieši darba devējs ir atbildīgs par darba aizsardzības normatīvo aktu ievērošanu un, cita starpā, nodarbināto ievadapmācību un instruktāžu darba vietā reģistrēšanu attiecīgos dokumentos, tostarp, elektroniskā formātā. Līdz ar to, pat ja šādus pakalpojumus sniedz kompetents speciālists vai institūcija, darba devējam būtu ieteicams nodrošināt šo elektronisko dokumentu atbilstošu glabāšanu arī uzņēmumā.
[1] Darba aizsardzības likuma 27. panta otrā daļa
[2] Darba aizsardzības likuma 6. panta pirmās daļas 7. apakšpunkts
[3] Turpat.
[4] Ministru kabineta 2010.gada 10.augustā noteikumu Nr.749 “Apmācības kārtība darba aizsardzības jautājumos” 30. punkts
[5] Elektronisko dokumentu likuma 7. panta pirmā daļa
