Ir pagājuši pirmie pieci gadi, kopš tika uzsākta ārpakalpojuma grāmatvežu licencēšana, un tas nozīmē, ka lielai daļai grāmatvežu ir jāpieprasa licences pagarinājums. Grāmatvedības likumā ir rakstīts – sākotnējā vai pārreģistrācija – iesniegumam ir jāpievieno vieni un tie paši dokumenti. Vai licences pārreģistrācijai ārpakalpojuma grāmatvedim tiešām atkārtoti jāiesniedz visi dokumenti?
Lasot Grāmatvedības likumu (GL) un Valsts ieņēmumu dienesta (VID) publicēto pakalpojuma aprakstu, secinājums ir nepārprotams – likumdevējs licences pārreģistrācijai ir paredzējis tādas pašas dokumentu iesniegšanas prasības kā licences sākotnējai saņemšanai. Ne GL 38.pantā, ne VID publiskotajā informācijā nav paredzēti izņēmumi, kas ļautu pārreģistrācijas gadījumā iesniegt tikai daļu no dokumentiem vai atsaukties uz to, ka attiecīgā informācija jau ir VID rīcībā.
Ko paredz likums?
GL 38.panta 4.daļa nosaka, ka persona, kas vēlas uzsākt grāmatvedības ārpakalpojumu sniegšanu vai pārreģistrēt licenci, iesniedz VID attiecīgu iesniegumu un pievieno tajā minētos dokumentus. Tātad norma vienā teikumā aptver gan licences sākotnējo saņemšanu, gan pārreģistrāciju un nenošķir iesniedzamos dokumentus.
Likums paredz iesniegt:
- civiltiesiskās atbildības apdrošināšanas polises kopiju;
- Noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma un proliferācijas finansēšanas novēršanas likuma (NILLTPFN likums) jomas iekšējās kontroles sistēmas politiku un procedūru dokumentāciju;
- profesionālo kvalifikāciju apliecinošo dokumentu kopijas;
- apliecinājumu par profesionālo pieredzi.
Tāpat arī VID pakalpojuma aprakstā nav nošķirti nepieciešamie dokumenti pārreģistrācijai – tajā norādīts, ka dokumenti licences saņemšanai vai pārreģistrācijai ir iesniedzami vienādā kārtībā un ar vienādu pievienojamo dokumentu sarakstu.
Vai dokumenti jāiesniedz atkārtoti?
Vai var piemērot principu, ka iestādei jau esoši dokumenti nav jāiesniedz atkārtoti? No praktiskā viedokļa šis jautājums ir ļoti saprotams. Piemēram, profesionālo kvalifikāciju apliecinošie dokumenti vai apliecinājums par profesionālo pieredzi parasti nemainās. Tādēļ rodas pamatots jautājums, vai ir lietderīgi šos dokumentus iesniegt atkārtoti.
Spēkā esošais regulējums paredz, ka ārpakalpojuma grāmatveža licences pārreģistrācijai ir jāiesniedz tas pats dokumentu kopums, kas licences sākotnējai saņemšanai
Tomēr jāņem vērā, ka licenču pārreģistrācija pēc būtības nav vienkārša licences termiņa pagarināšana, bet gan atkārtota atbilstības pārbaude. Likums paredz, ka ārpakalpojuma grāmatveža darbība ir atļauta tikai tad, ja persona atbilst visām licencēšanas prasībām un tai ir spēkā esoša licence. Tādēļ VID pārreģistrācijas procesā ir jāspēj pārliecināties, ka visas prasības ir izpildītas arī attiecībā uz nākamo piecu gadu periodu.
Lai arī vispārējie administratīvā procesa principi paredz iestādei iespēju pašai iegūt tās rīcībā vai citu valsts iestāžu rīcībā esošu informāciju, taču konkrētajā gadījumā GL speciālā norma tieši uzliek pienākumu iesniegt noteiktus dokumentus. Kamēr normatīvajos aktos nav paredzēts izņēmums, drošākais risinājums ir iesniegt dokumentus atkārtoti.
Kā vērtēt katru dokumentu atsevišķi?
- Civiltiesiskās atbildības apdrošināšanas polise
Tieši šim dokumentam atkārtotas iesniegšanas prasība šķiet vismazāk diskutabla. Polise ir terminēts dokuments, kas laika gaitā mainās, tādēļ VID pārreģistrācijas brīdī ir jābūt pārliecinātam par aktuālu apdrošināšanas segumu. Arī VID pakalpojuma apraksts paredz polises kopijas pievienošanu pārreģistrācijas procesā.
- Iekšējās kontroles sistēma
Šeit diskusijas iespējas ir plašākas. Piecu gadu laikā NILLTPFN likuma regulējums un uzņēmuma darbība var būt būtiski mainījusies, līdz ar to VID ir objektīva interese pārliecināties, ka iekšējās kontroles sistēma ir aktuāla un atbilst spēkā esošajām prasībām. Tādēļ diez vai būtu pietiekami iesniegt vienīgi izmaiņu sarakstu, ja normatīvais regulējums paredz iesniegt dokumentāciju par pašu politiku un procedūru.
- Profesionālo kvalifikāciju apliecinošie dokumenti
Praksē šie dokumenti bieži nemainās. Tomēr likums neparedz izņēmumu dokumentiem, kas jau iesniegti pirms pieciem gadiem. Turklāt teorētiski kvalificējošās personas uzņēmumā var mainīties, tādēļ VID pārreģistrācijas brīdī atkārtoti pārbauda arī šī nosacījuma izpildi.
- Apliecinājums par profesionālo pieredzi
Arī šeit var šķist, ka informācija jau ir VID rīcībā. Tomēr likums neparedz iespēju neiesniegt šo dokumentu pārreģistrācijas gadījumā.
Apkopojot iepriekš rakstīto, jāsecina, ka pašlaik spēkā esošais regulējums paredz, ka ārpakalpojuma grāmatveža licences pārreģistrācijai ir jāiesniedz tas pats dokumentu kopums, kas licences sākotnējai saņemšanai. Ne GL 38.pants, ne VID publicētā informācija neparedz izņēmumu gadījumiem, kad dokumenti jau ir VID rīcībā un nav mainījušies.
Līdz ar to, kamēr nav veikti normatīvo aktu grozījumi, licences pārreģistrācijas pieteikumam ir jāpievieno visi likumā uzskaitītie dokumenti. Vienlaikus šis ir jautājums, ar kuru profesionālajām grāmatvežu organizācijām būtu pamats rosināt normatīvā regulējuma pilnveidošanu, lai izvairītos no administratīva sloga gadījumos, kad prasītā informācija jau ir valsts pārvaldes rīcībā un nav mainījusies.
